Actief luisteren: 6 tips om respect te tonen

Voorwaarden om actief te luisteren

Onderstaand (fictief) voorbeeld is je misschien ook al overkomen? Je kent wel al een aantal luistertechnieken (“Niet Invullen Voor Een Ander”, “Luisteren, Samenvatten en Doorvragen”, …), maar onbewust ga je nog in de fout. Misschien besteed je zoals Tom niet voldoende aandacht aan een van de voorwaarden om goed te kunnen luisteren: respect?

“Ik bel je binnen 5′ terug”

Emma heeft haar evaluatiegesprek met Tom, haar leidinggevende, goed voorbereid. Zij heeft zich de afgelopen periode dubbel geplooid op haar werk en wil nu wel weten hoe Tom dit heeft apprecieerd, hem desgevallend wat toelichting geven, maar ook van dit gesprek gebruik maken om een aantal zaken met hem te bespreken. Als zij als volgende aan de beurt is, nodigt Tom haar uit om plaats te nemen op een van de stoelen tegenover zijn bureau. Hij oogt vermoeid en gestresseerd, zijn bureau ruikt wat muf en heeft duidelijk nood aan wat frisse lucht.

Tom komt snel ter zake. Hij geeft aan tevreden tot zeer tevreden te zijn over het werk van Emma en haar functioneren binnen het team. Hij bespreekt kort de verschillende scores en geeft een aantal doelstellingen voor de volgende evaluatieperiode. Net als Emma van wal wil steken om haar input te geven over een paar specifieke punten van haar evaluatie belt de GSM van Tom. Hij neemt op en vraagt om binnen 5 minuten terug te bellen, “omdat het gesprek met Emma hier toch is afgelopen”. Hij handelt de administratieve zaken af en bedankt haar voor het gesprek. Emma murmelt een verbaasde, maar vooral teleurgestelde, dankuwel en sluit de deur achter haar.

Mijn 6 tips om respect te tonen

Verlaat je kantoor

Zoek, indien mogelijk, een rustige, neutrale ruimte op, waar je niet gestoord wordt en waarbij je bij voorkeur de deur kan sluiten.

  • Rustig: er is geen geroezemoes (collega’s die aan het werken/ telefoneren zijn, gesprekken op de gang, …), storende geluiden, afleiding (venster die uitkijkt op wat er in het bedrijf of op de straat gebeurt, …), of druk over en weer geloop. Dit draagt niet enkel bij tot minder afleiding (zie ook tip 2), maar ook tot de verstaanbaarheid (luisteren met je oren) en de rust om te zien, te analyseren en te begrijpen wat de andere vertelt.
  • Neutraal: soms is een formele werksetting in de bureau van de leidinggevende nodig, maar een informele setting in een voor beide gesprekspartners andere dan hun normale werkruimte zoals een vergaderzaal, de cafetaria (buiten de koffiebreaks), bedrijfstuin, … kan een gesprek vlotter laten verlopen, doordat er een gevoel van gelijkwaardigheid is (jij speelt ook geen “thuismatch”, maar  net als je medewerker/ collega “op verplaatsing”). Vaak hangt aan “de bureau van de baas” ook een bepaalde connotatie vast, die stress creëert bij de gesprekspartner.
  • Storing: door telefoon, laptop, collega’s die “snel” iets komen vragen, …

Elimineer obstakels.

Ga naar je spreker toe, waarbij je fysieke “obstakels” (een bureau, grote tussenafstand, …) tussen jou en hem/ haar elimineert en kies veeleer om (op aparte stoelen, niet in een zetel) naast elkaar te gaan zitten in een V-opstelling, die de gelijkwaardigheid bevordert, dan voor het klassieke tegenover elkaar gaan zitten.

Stress voor het gesprek kan ook een obstakel vormen voor je medewerker/ collega. Tracht deze weg te werken door hem/ haar op zijn zijn/ haar gemak te stellen, hem/ haar oprecht vriendelijk te ontvangen.

Zorg voor zo weinig mogelijk externe afleiding

Weet je van jezelf dat je door elk binnenkomend bericht/ mail afgeleid bent: zet je GSM dan niet alleen op stil , maar zet hem uit, klap je laptop dicht en (indien je geen andere ruimte ter beschikking hebt) schakel je telefoon door naar een medewerker of zet jezelf als “niet storen”.

Het maken van notities heeft of kan een negatieve invloed op een gesprek hebben: je gesprekspartner heeft de indruk dat je niet met de nodige aandacht luistert, dat je misschien met iets anders bezig bent. Heb je toch nood aan het maken van notities (bij voorkeur niet op je laptop), communiceer dit dan vooraf aan je gesprekspartner en neem enkel nota als hij of zij zijn of haar antwoord/ vraag volledig heeft geformuleerd. Vraag hem/ haar dan om even geduld te hebben.

Maak je hoofd leeg!

Niet alleen externe ruis (tip 3) leidt af. Vermijd “interne ruis”. Ga daarom geen gesprek aan als je boos, verdrietig of zeer blij bent of als je net uit een moeilijke discussie of vergadering komt. Je zal niet in staat zijn om met je volledige aandacht te luisteren. Plan het gesprek in dit geval dan bij voorkeur op een ander moment.

Voorzie de nodige tijd

Maak een realistische schatting voor de duur van het gesprek, wetende dat je ook voldoende tijd moet laten aan je gesprekspartner en plan dit zo in je agenda in. Uit de tijd die je voor hem/ haar reserveert zal je medewerker of collega intuïtief afleiden hoe belangrijk je dit gesprek vindt. Start niet met te zeggen dat je over x aantal minuten het gesprek zou willen afsluiten, omdat je een volgende afspraak hebt.

Communiceer open en transparant

Geef bij het begin van het gesprek open en eerlijk aan wanneer je niet over de nodige tijd beschikt/ je een deadline moet halen en je dus niet actief kan luisteren. Plan het gesprek dan op een ander moment.

Nog meer tips? Training op maat

Wil jij nog meer tips om actiever te gaan luisteren? Wil jij een training actief luisteren? Laat dan zeker je gegevens achter via het contactformulier. Ik luister graag naar jou om een training voor jou op maat te maken.

Actief luisteren: 6 tips om respect te tonen
Getagd op:     

Een reactie achterlaten

Je e-mailadres zal niet getoond worden.