Hoe organiseer ik een effectieve en efficiënte vergadering?

Ontdek hoe je als leidinggevende kan komen tot een effectieve en efficiënt georganiseerde vergadering?

Wat is een effectieve en efficiënte vergadering?

Een effectieve en efficiënt georganiseerde vergadering is een vergadering waarbij, binnen de vooropgestelde termijn, al de verschillende agendapunten werden behandeld. Deze agendapunten vloeiden voort uit het vooropgestelde doel van de vergadering.

Waarom efficiënt en effectief vergaderen?

We zitten gemiddeld 5 uur en 54 minuten (!) per week bij elkaar (Story @ UGent @ Work nummer 11). Reden genoeg om deze vergadertijd zo effectief en efficiënt mogelijk te gebruiken.

Hoe efficiënt en effectief vergaderen?

Effectief en efficiënt vergaderen doe je door deze in de eerste plaats goed voor te bereiden: wat is het doel van de vergadering, welke zijn de agendapunten om dit doel te bereiken, wie moet er wel/ niet deelnemen om deze agendapunten te kunnen behandelen, waar en wanner gaan we vergaderen, …?

Daarnaast moet de voorzitter, samen met de secretaris de vergadering leiden: agenda bewaken, vooropgestelde timing doen respecteren en deelnemers aanmoedigen/ stoppen. Hiervoor maakt hij vooraf een aantal afspraken, maar zal vooral actief luisteren en constructieve feedback geven.

Tot slot zal er na de vergadering een verslag worden opgemaakt en ter beschikking gesteld van al de deelnemers.

Geïnteresseerd om je vergaderingen op een meer efficiënte en effectieve manier te organiseren?

Wil je meer informatie? Een voorstel voor een specifieke behoefte? Meer weten? Ik help jou graag verder of probeer te antwoorden op je vragen.