Todoist zorgt voor rust in mijn hoofd

Dringend en belangrijk

Heb jij ook een to-do-lijst met taken die “allemaal belangrijk en dringend zijn” in je hoofd? Probeer jij al die ballen permanent in de lucht te houden, met de schrik om er eentje te laten vallen? In mijn trainingen Timemanagement blijkt dat dit een van de voornaamste oorzaken van stress bij de deelnemers te zijn.

Braindump

Ik ben ervan overtuigd dat ons hoofd niet gemaakt is om (louter) dingen te onthouden. Aangezien het mijn vertaling van Timemanagement is om rust in je hoofd te krijgen, raad ik iedereen aan om elke taak die in hun hoofd opduikt zo snel mogelijk te noteren. Dat kan in geschreven lijstjes (die je moet zien om niet kwijt te raken), maar ook (mijn voorkeur) op apps zoals Todoist of To Do. Niet om deze onmiddellijk in te plannen, maar enkel als “braindump”.

Regelmatig (minstens één keer per week) doe ik zelf zo een braindump die niet meer dan een halfuurtje in beslag neemt. Alles waar ik aan denk noteer ik, zonder daarbij al te gaan filteren (“omdat het nu nog te vroeg is”, of “dat is toch niets voor mij”). Vaak ontstaan er hier ook wat ik noem “verbindingen”. Bijvoorbeeld noteer je dat je het tuinhuis moet op orde zetten, waardoor je denkt aan het repareren van je fiets, waardoor je denkt aan het kopen van een fietsslot, waardoor …

Trigger list

Ik loop daarbij fictief door ons huis en mijn agenda, maar gebruik ook een trigger list: een lijst met woorden die me “aan het denken zetten”. Voor mij zijn dat bijvoorbeeld:

  • Telefoneren
  • E-mail
  • Boekhouding
  • Karweien
  • Tuin

Todoist

Ikzelf ben grote fan van Todoist. Deze app geeft me (naast gebruiksvriendelijkheid) namelijk ook de mogelijkheid om aan elk van deze taken (conform de Eisenhower matrix) onmiddellijk een label “dringend” en/ of “belangrijk” mee te geven. Tevens kan ik ook noteren waarom ik die taak op dat moment belangrijk of dringend vind. Zo verlies ik later de “sence of urgency/ importance” niet uit het oog.

Op basis van deze labels kan ik in Todoist filters (een soort query’s) maken, die mij een duidelijk overzicht van mijn A-, B- en C-taken geven.

De filter “Taak A” (dringend en belangrijk voor mij) heb ik aangemaakt met als zoekopdracht “@belangrijk&@dringend”. Een “Taak B” (niet-dringend en belangrijk voor mij) met als zoekopdracht “@belangrijk@!dringend” en een “Taak C” (niet-dringend en niet-belangrijk” met als zoekopdracht “@dringend&!@belangrijk”.

De “A-taken” plan ik dan zo snel mogelijk in en van de B-taken probeer ik er een aantal per week in te plannen. De C-taken tenslotte delegeer ik of ga ik ook ergens (niet prioritair) inplannen tussen de B-taken.

Naast deze labels “dringend” en “belangrijk” heb ik ook labels aangemaakt die overeenstemmen met mijn trigger list. Door hier nadien eenvoudigweg op te klikken, krijg ik een overzicht van alle hieraan verbonden taken. Handig toch?

Rust in mijn hoofd

Door zo te werk te gaan vermijd ik stress en chaos in mijn hoofd en zorg ik voor meer rust en overzicht. Ik voel mezelf hierdoor productiever en creatiever en ik kan meer genieten van wat ik (in het “nu”) doe.

Todoist zorgt voor rust in mijn hoofd

Een reactie achterlaten

Je e-mailadres zal niet getoond worden.